Document Management

Ben jij je digitale documenten wel eens kwijt? Of weet je niet meer welk bestand de laatste versie is? Met een document management systeem zijn deze problemen verleden tijd!

Je documenten altijd beschikbaar

Met een documentmanagementsysteem (DMS) zijn al je opgeslagen documenten eenvoudig terug te vinden, overal en altijd toegankelijk, van ‘s morgens vroeg tot ‘s avonds laat, thuis of op het werk en vanaf elk willekeurig apparaat. Documenten delen met je collega's is heel gemakkelijk en door versiebeheer zeer overzichtelijk. Alle denkbare documenten kan je opslaan, het systeem kan lokaal draaien of in de cloud.

Hoe gaat het in zijn werk?

Door het documentmanagementsysteem zijn bestanden eenvoudig te organiseren en te vinden omdat het gebruikmaakt van metadata. Je zoekt daardoor niet meer via een mappenstructuur naar het document, maar via willekeurige eigenschappen van je document. Zoals naam, documentsoort, project of medewerker. Ook kan je automatisch opdrachten creëren en workflows ontwerpen, bijvoorbeeld om een documentverzoek in te dienen, een beoordeling te vragen of goedkeuring te verlenen. Grote bestanden hoef je niet meer naar collega’s te mailen, maar je stuurt een link naar het document in het documentmanagementsysteem. Versiebeheer houdt netjes bij wie wanneer een bestand heeft gewijzigd en welke wijzigingen er in de loop der tijd zijn gedaan.

Wij gebruiken het wereldwijd bekende M-Files systeem. Wil je meer weten? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvende afspraak.